Digitaliser votre entreprise avec Digital Workplace et Digital Business Solutions

La plupart des entreprises, sinon toutes, ont déjà adopté au moins quelques solutions numériques modernes pour le lieu de travail : les fichiers sont stockés dans le nuage cloud et sont accessibles par téléphone quels que soient l’heure et le lieu, et qui ne lit pas encore les e-mails de l’entreprise sur son téléphone ? La nécessité de ce changement est évidente, car les organisations doivent être en mesure de répondre plus rapidement aux demandes des clients pour demeurer concurrentielles.

De plus, la quantité d’informations que chaque travailleur doit gérer augmente de façon exponentielle, ce qui signifie que l’ensemble d’outils doit être modernisé pour suivre l’évolution de la situation. En moyenne, un travailleur de l’information passe plus de deux heures par jour à rechercher des documents et jusqu’à deux heures par jour à recréer des documents car la version correcte ne peut être trouvée ou a été perdue. L’élimination des pertes de temps liées à la création et à la gestion des documents équivaudrait à l’ajout de 98 nouveaux employés dans une entreprise de 1 000 personnes.

Selon IDC ( International Data Corporation) , le nombre de travailleurs mobiles aux États-Unis atteindra plus de 105 millions d’ici 2020, ce qui représente près des trois quarts de la main-d’œuvre américaine totale. Cela signifie qu’il sera nécessaire de permettre aux travailleurs mobiles d’accomplir des tâches critiques. Toutefois, 74 % des répondants à notre récent sondage disent qu’ils ne sont pas en mesure de signer des documents d’entreprise sur un appareil mobile au besoin.

La collaboration facile n’est qu’un élément parmi d’autres du commerce numérique

Les solutions numériques en milieu de travail comme Office 365 et G Suite ont mis l’accent avant tout sur la facilité d’accès (à distance) au contenu et sur la facilité de partage du contenu. Et la collaboration avec ces outils est efficace, mais il y a un piège… Les outils sont fantastiques si toutes les données résident dans le même référentiel dans ces systèmes, mais c’est rarement le cas.

De plus, une collaboration efficace n’est qu’une petite transformation numérique. Comment les entreprises peuvent-elles vraiment accélérer la transformation numérique ? Dans une étude récente, nous avons constaté que les entreprises sont encore aux prises avec des processus d’approbation de documents qui sont trop manuels, compliqués et longs. La valeur ajoutée de la transformation numérique augmente lorsque les processus sont numérisés pour plus d’efficacité et que l’entreprise peut facilement se conformer aux lois et règlements.

Nous pensons que pour réaliser de véritables Métiers numériques, vous devez ajouter les processus numériques et les processus de gouvernance modernes à l’équation et vous assurer que les données de tous les systèmes d’affaires pertinents peuvent être accessibles rapidement et facilement.

L’entreprise numérique a besoin de la technologie, mais la technologie n’en est pas le moteur.

Forrester résume l’importance de l’information dans les activités numériques : “Un élément clé de tout cela est l’information – mise à l’œuvre, ce qui exige une approche holistique de gestion de l’information – et la connexion de la valeur pour créer plus de valeur, dans l’ensemble de l’écosystème”.

Le milieu numériques, c’est avant tout une question de personnes. Il relie les gens aux technologies, à l’information et aux processus d’affaires afin que les organisations puissent offrir des méthodes de travail plus efficaces et une meilleure expérience client. Par conséquent, les organisations créent plus de valeur.

Pour être en mesure de réaliser de véritables activités numériques, la technologie doit jouer un rôle d’assistance, en permettant aux personnes de toutes les fonctions d’effectuer leur travail quotidien plus efficacement et en améliorant la collaboration et l’alignement avec les processus opérationnels. Les flux de travail numérisés aident à rationaliser les processus d’affaires courants et le traitement de l’information d’une manière plus conforme.

Identifier l’information critique

L’intelligence artificielle est un élément essentiel pour permettre aux entreprises de séparer les données critiques de l’encombrement et pour gérer ces informations critiques. La quantité de données organisationnelles double tous les 1,2 an. La quantité de données d’une entreprise typique fait qu’il est impossible pour les humains de localiser toutes les informations critiques de tous les systèmes et dépôts d’archives.

L’intelligence artificielle vient à la rescousse ici. Il s’agit d’un outil permettant d’améliorer les routines de gestion documentaire de plusieurs façons. L’un de ces moyens est la capacité de l’intelligence artificielle de reconnaître les éléments des données qu’un être humain ne peut pas faire à l’échelle. De plus, l’intelligence artificielle peut rechercher des tendances dans l’information et les signaler automatiquement pour une gestion ultérieure par les employés. Il peut suggérer des métadonnées et des flux de travail en fonction de la classe et du sujet du contenu.

Dans un exemple réel, l’un de nos clients utilise M-Files Intelligence Services pour parcourir neuf millions de fichiers dans un dossier réseau afin d’identifier le contenu contenant des informations sensibles personnellement identifiables (PII). M-Files a trouvé 20 000 dossiers de ce type et les a confiés à un délégué à la protection des données pour un examen plus approfondi. Comme seulement 0,2 % des fichiers de ce dossier réseau contenaient des données IPI, il aurait été très inefficace d’essayer d’identifier ces fichiers sans analyse de texte.

Connecter les données et les documents de l’entreprise

L’intégration des business data et d’autres contenus et documents est un élément clé de l’adoption du Business numérique.

Prenons l’exemple d’un vendeur. Leur travail est de vendre le plus possible. Pour ce faire, ils devront souvent travailler dans Salesforce, se déplacer d’un client à l’autre et créer et traiter des informations relatives à des clients spécifiques. Ils ont besoin d’un accès facile et rapide à tout ce qui concerne le client avant de le visiter, quel que soit l’endroit où les données sont stockées.

Dans une configuration optimale, le vendeur peut gérer à la fois les données client et les autres données commerciales ainsi que les documents associés dans une vue unifiée qui lui est familière, comme Salesforce, et avoir accès à cette vue avec toutes les informations pertinentes, même depuis son téléphone mobile, pour pouvoir consulter à nouveau un document en cours de route.

Gérer toutes les informations quotidiennes dans une seule vue

Prenons un autre exemple, celui d’un employé de bureau typique. Il y a plus de 120 millions d’utilisateurs Office 365 commerciaux mensuels actifs, selon un rapport de l’industrie AIIM (Association for Information and Image Management). Beaucoup de ces utilisateurs utilisent SharePoint pour stocker du contenu et collaborer. Selon le même rapport de l’AIIM, 58% des données sensibles dans le cloud sont stockées dans des documents Microsoft Office.

Cependant, dans de nombreuses entreprises, les informations sont également stockées dans d’autres systèmes existants. Selon l’état de la gestion intelligente de l’information de l’AIIM, 53 % des entreprises ont au moins trois systèmes de gestion de contenu distincts pour stocker leurs données.

Pour gérer le contenu de ces systèmes et d’autres référentiels, tels que les dossiers réseau, les entreprises ont besoin d’une solution qui leur permette de rechercher, d’accéder et de gérer l’information où qu’elle se trouve.

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