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Dans un contexte marqué par une évolution rapide des exigences réglementaires et des attentes clients, les acteurs de la finance au Maroc et en Afrique (sociétés de gestion d’OPCVM, cabinets de conseil en gestion de patrimoine, banques d’investissement, bourses régionales) sont confrontés à un défi de taille : maîtriser l’information et sécuriser les processus critiques tels que l’Entrée en Relation (ENR) et le KYC (Know Your Customer).
Un environnement réglementaire exigeant
Avec la montée en puissance des régulations telles que les directives de l’AMMC (Maroc), les exigences AML/CFT (lutte contre le blanchiment et financement du terrorisme), MiFID II ou encore RGPD, la gestion documentaire dans les métiers de la finance ne peut plus se contenter de solutions traditionnelles. Chaque interaction client implique la collecte, la vérification, la mise à jour et l’archivage rigoureux d’un ensemble de documents sensibles : pièces d’identité, justificatifs de domicile, preuves de revenus, mandats, questionnaires de connaissance client, etc.
Une problématique de fond : l’information est dispersée
Les organisations utilisent des systèmes multiples : CRM, fichiers partagés, emails, plateformes internes, ce qui rend difficile l’accès rapide à une version fiable et à jour d’un dossier client. Cette dispersion nuit à l’efficacité opérationnelle, augmente les risques de non-conformité et freine la qualité de la relation client.
M-Files : une GED intelligente pour structurer la finance régulée
M-Files est une solution de gestion électronique de documents (GED) qui permet aux acteurs financiers de centraliser, automatiser et sécuriser tous leurs processus documentaires, tout en respectant la réglementation locale et internationale.
Parmi ses fonctionnalités clés :
- Centralisation intelligente : M-Files connecte les différents systèmes de l’entreprise sans déplacer les documents. Il crée une vue unique sur chaque client ou portefeuille.
- Workflows personnalisés : Chaque étape du processus KYC ou ENR est automatisée : collecte, vérification, validation, signature, relance. Les checklists sont configurées en fonction de la catégorie et de la typologie du client (particulier, institutionnel, résident, non résident, etc.).
- Intégration avec les listes de sanctions : M-Files peut être connecté aux bases de données externes issues d’organismes réglementaires (OFAC, ONU, UE, etc.) afin de contrôler automatiquement la présence d’un client ou d’un tiers sur une liste noire ou une liste de sanctions dès l’entrée en relation.
- Recherche intelligente : Une barre de recherche permet de retrouver n’importe quel document à partir d’un mot-clé, d’un nom de client, ou d’un type de document, même si l’on ne sait pas où il est stocké.
- Contrôle des accès et traçabilité : Droits d’accès fins, journalisation des actions, conformité RGPD/AMMC.
Cas d’usage : sociétés de gestion d’OPCVM et cabinets de patrimoine
Au Maroc, les sociétés de gestion doivent constituer un dossier complet pour chaque souscripteur. M-Files permet d’automatiser la constitution et la mise à jour de ce dossier, avec des alertes sur les documents expirés, un suivi de validation et une preuve d’audit en cas de contrôle par l’AMMC. Les cabinets de conseil en patrimoine peuvent, quant à eux, mieux structurer les portefeuilles clients, sécuriser les documents sensibles (testaments, contrats, lettres de mission) et accélérer les réponses aux clients.
Une expertise locale portée par Kertys
Depuis 2014, Kertys accompagne de nombreux organismes financiers au Maroc et en Afrique dans la mise en œuvre de la solution M-Files. Grâce à son expertise sectorielle et réglementaire, Kertys adapte chaque projet aux spécificités des clients : exigences locales, processus internes, typologies de clientèle, conformité aux règles de l’AMMC, de la BCEAO ou d’autres régulateurs régionaux. De l’audit initial à l’intégration technique, en passant par la formation des équipes et la configuration des workflows documentaires, Kertys offre un accompagnement complet pour garantir la réussite des projets de digitalisation documentaire.
Un levier stratégique pour la conformité et la croissance
Dans un environnement financier africain en forte mutation, la maîtrise de la documentation n’est plus un luxe : c’est une condition de croissance durable. M-Files offre aux acteurs marocains et africains une solution agile, interopérable et conforme, leur permettant de gagner en efficacité, en transparence et en fiabilité.
Contactez-nous pour découvrir comment M-Files peut transformer vos pratiques documentaires.
