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Solution de collecte des données
La collecte de données est le processus de collecte d'informations quantitatives et qualitatives sur des variables spécifiques afin d'évaluer les résultats ou de recueillir des informations exploitables. Une bonne collecte de données nécessite un processus clair pour garantir que les données que vous recueillez sont propres, cohérentes et fiables.
L'établissement de ce processus peut toutefois s'avérer délicat. Il s'agit d'évaluer vos objectifs, de déterminer vos besoins en données, de décider des méthodes de collecte de données et enfin d'organiser un plan de collecte de données qui intègre les aspects les plus critiques, la partie la plus importante.
Excel n'a pas été conçu pour la collecte de données
Des formulaires Web, des feuilles de calcul Excel et même des documents papier sont utilisés pour collecter des données auprès des clients, des employés, des partenaires, des franchisés et autres, qui sont souvent dispersés dans le monde entier. La collecte et la compilation de ces données sont fastidieuses et chronophages, et les résultats sont souvent inexacts et incomplets. Vous devez attendre que les données soient compilées et saisies dans la solution BI pour obtenir les informations. Et la sécurité de cette collecte de données fait totalement défaut.
Perte de temps et inefficacité
Prenons l’exemple d'un processus alimenté par des tableaux Excel partagés entre plusieurs services qui doivent saisir librement des données pour les compléter (un type d'utilisation encore largement répandu dans les organisations au Maroc et Afrique aujourd’hui). Après plusieurs rappels pour récupérer les fichiers complétés, la personne en charge du traitement des données définitives devra alors standardiser les données dans chaque fichier (lettres à la place des chiffres, nomenclatures révisées, 2,4 à la place de 2,4, etc.) Après compilation, des erreurs et des champs manquants subsisteront et se traduiront par de nombreux échanges d'emails pour obtenir un résultat exploitable.
Dans ce processus, les ressources perdent un temps précieux à corriger les erreurs de formulaire et à mettre à jour les fichiers Excel. Ce temps aurait pu être consacré à l'analyse des données ou à une autre activité à plus forte valeur ajoutée.
Manque de sécurité
Combien de données sensibles et confidentielles sont encore partagées par e-mail dans des pièces jointes non sécurisées, créant ainsi des failles pour l'entreprise ? Les feuilles de calcul Excel ne peuvent pas fournir le degré de sécurité nécessaire car elles rassemblent de grandes quantités de données sensibles en un seul endroit qui peuvent être perdues ou supprimées définitivement en quelques secondes.
L'utilisation de fichiers portables peut également transférer les données de l'entreprise à des personnes qui ne devraient pas y accéder ou à des personnes extérieures à l'organisation. Prenons l'exemple du service des ressources humaines des entreprises pour étayer cet argument : la Commission fédérale du commerce des États-Unis estime que 50 % des vols d'identité sont dus à une protection insuffisante des données des employés et des candidats (90 % des données de l'entreprise proviennent du service des ressources humaines).
Mais pourquoi les entreprises Marocaines et Africaines continuent-elles à utiliser Excel ?
Il y a plusieurs réponses à cette question : Excel est connu et utilisé depuis de nombreuses années et ses principales fonctions sont très simples d'utilisation. De plus, les entreprises qui ont Excel dans la suite Microsoft Office fournie sur les ordinateurs portables des employés peuvent souvent utiliser Excel gratuitement. Les entreprises peuvent l'utiliser immédiatement sans passer par l'informatique ou un projet d'intégration de solution spécifique qui peut prendre des mois.
Malgré les efforts de Microsoft pour améliorer la collaboration via sa suite cloud Office 365, Excel reste un outil limité et surtout personnel. Au fur et à mesure que l'organisation grandit, ses limites et l'impact de l'erreur humaine augmenteront de façon exponentielle. Cependant, il existe de nombreuses solutions de collaboration qui peuvent être intégrées au SI pour protéger et fiabiliser les échanges de données.
Quelles sont les bonnes alternatives à Excel aujourd'hui ?
A l'ère du " tout digital ", chaque usage métier peut aujourd’hui avoir son outil dédié qui répond précisément à un besoin. Pour autant, un manque de budget, de compétences techniques ou de temps peut inciter une entreprise Marocaine ou Africaine à se limiter à l'utilisation d'Excel et donc à s'exposer aux risques associés.
Suite à l'apparition des solutions Low/No code, le modèle est en train d’évoluer. Les départements IT peuvent désormais répondre aux besoins des organisations en s'équipant d'outils configurables en quelques semaines, interfacés avec le système d'information de l'entreprise, et dont les coûts de licence ou d'infrastructure sont rentabilisés en peu de temps. Plusieurs solutions de business intelligence proposent aussi des produits sur étagère pour donner aux équipes la visibilité dont elles ont besoin et leur faire gagner du temps.
Au-delà de l'intégration de nouveaux outils pour remplacer Excel, les organisations doivent prendre en compte deux facteurs clés de succès pour faire adhérer les utilisateurs : la formation et surtout l'accompagnement au changement pour transformer les usages individuels en processus collaboratifs au niveau global de l'organisation.
Apporter une solution no-code complète de collecte des données avec des outils d'analyses et de BI au société Marocaines et Africaines
De nos jours, les entreprises se basent encore sur des outils comme Excel ou des documents papiers pour collecter et remonter de la DATA sensible. Au-delà des risques majeurs de sécurité, cet usage peut également impacter fortement l’activité : des données erronées ou incomplètes, des KPIs imprécis ou non remontés, tout ceci avec un rapprochement Excel/analyse BI incohérent ou inexistant dans certains cas.
Les structures ont besoin d'identifier des outils de mesures et des indicateurs pertinents pour piloter leurs activités et processus :
Remonter l'information dans une structure (qu’elle soit complexe ou simple) ou mettre en œuvre des indicateurs de mesures sur le terrain sans outil dédié demande de la préparation et des ressources humaines métiers et techniques pour une collecte de données plus ou moins fiables. On peut citer par exemple :
· Nombre de réclamations dans une agence
· indicateurs de performances du personnel
· nombre d'absences
· Nombre de pannes dans un atelier
· Secteur de la santé et épidémiologique et pharmaceutique
· Identification des besoins d'investissement et sourcing
La solution : Ignimission Platform, une solution No-Code de collecte des données
Ignimission est une solution no-code qui rationalise et automatise les processus de collecte et de distribution des données en intégrant un workflow de validation, des outils d'analyse, de la dataviz et des dashboards. Ils interviennent régulièrement dans les organisations pour remplacer Excel afin d'apporter plus de sécurité et de fiabilité.
• Création de formulaires dans un portail web dédié
• Intégration avec le Système d'Information permettant la réutilisation des bases de données existantes
• Possibilité de générer plusieurs vues de reporting (opérationnel, stratégique, etc.) via notre Data Visualization Studio
• Garantir l'historique des données
Cela permet d'éliminer certaines des difficultés évoquées dans cet article :
• Les erreurs de saisie de données et les versions multiples des fichiers.
• Utilisation de technologies par l'entreprise qui ne sont pas approuvées par le département IT
• Les allers-retours par email avec des données non sécurisées
• Compilation d'informations et rapports manuels
Ignimission Platform est un logiciel à tarif unique quel que soit le nombre d’utilisateurs. Diffusez en illimité, avec gestion des droits, à tout l’écosystème de votre entreprise.
Deux modes de collecte sont possibles pour les organisations Marocaines et Africaines: Collecte automatisée et Saisie de données
Dans le cas où la donnée existe déjà, toute la valeur d’Ignimission est d’aller la chercher rapidement et facilement dans le système d’informations.
Lorsque la donnée n’existe pas, Ignimission propose la saisie via des formulaires. Grâce à Ignimission, plus besoin de passer par Excel ! Les données sont saisies directement dans des formulaires créés dans la plateforme.
La façon dont vous utilisez Ignimission peut dépendre de votre rôle dans un projet ou dans une équipe. C’est pour cela que nous avons dévéloppé des différents Use Cases afin de répondre aux besoins spécifiques de nos clients :
• Risque IT : Adoptez une approche ciblée et axée sur l'entreprise pour gérer et atténuer les risques informatiques.
• Conformité bancaire : Assurez-vous que vos systèmes et vos données informatiques sont sécurisés, précises et conformes aux exigences évolutives en matière de confidentialité et de sécurité.
• Ressource Onboarding : Mettez en place des tableaux de bord personnalisés afin de fournir une visibilité et des informations en temps réel sur vos processus d’onboarding.
• Conformité des marques : Gérez la conformité de plusieurs franchises et affrontez la complexité des réglementations à l’échelle mondiale.
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Webinaire : Rationnalisez et automatisez la collecte des données avec Ignimission
Kertys et Ignimission vous invitent à participer au webinaire organisé le 7 octobre à 10h GMT+1 pour découvrir Ignimission Platform, une solution complète de collecte de saisie et d’échanges de données paramétrable en seulement quelques jours ! https://www.kertys.com/webinaire-piql-solution-de-conservation-et-preservation-a-long-terme-des-documents
