La dématérialisation des contrats et dossiers juridiques avec GED M-Files

Les développements technologiques et la réduction des coûts de stockage et de mise en réseau ont rendu les dispositifs de traitement électronique des pièces justificatives plus accessible.

La GED M-Files: solution DMS (Document Management System)


M-Files DMS (Document Management System) est un logiciel très rapide et convivial pour la gestion des informations. Parmi ses principaux atouts figurent sa mise en œuvre rapide et sa configuration aisée, mais son principal facteur de succès est peut-être sa facilité d’utilisation pour les utilisateurs finaux.

En attribuant aux documents et autres données différentes métadonnées (catégorie, domaine d’utilisation, projet, client, etc.) au lieu de les placer dans des dossiers, il est plus facile de les localiser rapidement car tout peut être trouvé de plusieurs façons sans recherche manuelle. Le système de gestion des documents peut facilement être adapté à vos besoins spécifiques. A l’exception de la gestion des documents, M-Files peut également résoudre plusieurs autres problèmes. Il existe des solutions M-Files prêtes à l’emploi pour la gestion de la qualité (QMS), les relations avec les clients (CRM), la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) et bien d’autres encore.

GESTION DES DOCUMENTS POUR LA DIRECTION JURIDIQUE

Kertys apporte avec sa solution M-Files aux entreprises, cabinets d'audit et juridique des outils simples et efficaces pour la gestion centralisée, sécurisée et standardisée des contrats, des dossiers, des litiges, des baux, des locations, des projets, et de manière générale, pour la gestion de toutes les données et tous les documents que le département juridique doit produire, enregistrer, gérer, valider, diffuser, en collaboration avec les départements et entités de la société, et avec les tiers.

  • Gestion des Informations Juridiques

Les documents et les données juridiques, administratifs et financiers sont stockés au sein d’un système unique, standard, central et protégé, pour une gestion plus simple et plus efficace. Les documents et les données sont toujours à jour, accessibles à tout moment et depuis tout endroit par les organisations et les personnes autorisées, y compris depuis l’extérieur, dans un environnement multi-site et multi-lingue.

Le classement des données est dynamique et configurable à volonté, selon vos fonctions, votre métier, le contexte, l’organisation, les processus, les habitudes : classement par année, par pays, par type de document, par projet, par unité, etc…

  • Rédaction et Gestion des Contrats

M-Files simplifie et sécurise la production et la gestion du cycle de vie des contrats. L’usage de modèles simplifie, accélère, sécurise et normalise la production des documents. Les fonctions de workflow facilitent et accélèrent le travail collaboratif pour la rédaction, la vérification et la validation des contrats, y compris avec des intervenants externes lorsque ceux-ci corrigent, valident ou signent les documents. Les délais sont respectés grâce aux alertes automatiques. L’historique des modifications est enregistré et chaque version de document est unique. La comparaison des versions permet de repérer facilement les modifications, y compris une modification mineure dans un document de plusieurs centaines de pages. En fin de vie, les dossiers sont automatiquement convertis au format pérenne PDF/A-1b (normalisé par l’ISO 19005) et archivés.

  • Gestion des Affaires Juridiques

Les affaires juridiques sont enregistrées dans la base centrale. Toutes les pièces de dossier peuvent également être enregistrées dans la base et affectées aux dossiers, afin de permettre aux contributeurs d’y accéder, des les compléter, les corriger, les valider depuis n’importe quel lieu et à tout moment. La sécurité est stricte et seules les personnes dûment habilitée ont accès aux dossiers. Le workflow permet de surveiller les échéances, et les notifications alertent en cas d’échéance proche ou bien en cas d’événement, par exemple la mise à jour d’un dossier. Un DataRoom permet aux intervenants externes d’accéder aux données en toute confidentialité. L’outil de supervision permet le suivi d’ensemble de tous les dossiers.

  • Gestion des Entités Juridiques

M-Files permet de gérer aussi bien des structures simples que des organigrammes complexes, comme par exemple un groupe de sociétés dans un environnement international, y compris les services, départements, unités transversales et horizontales. M-Files pour le Juridique permet la gestion des organisations et des personnes – internes et externes – et assure une gestion rigoureuse des autorisations d’accès aux données et aux documents, quel que soit le schéma organisationnel. L’application des autorisations est automatique et imbriquée. Par exemple, un contrat peut être visible à la fois et uniquement par la Direction Juridique, par le responsable juridique du site concerné, par le responsable de la fonction concernée, et par les supérieurs hiérarchiques. Les autorisations sont attribuées automatiquement en fonction de QUOI il s’agit (contrat, site, responsable, …).

  • Gestion des Dossiers et Projets – DataRoom

M-Files simplifie et sécurise la gestion des projets et dossiers juridiques, quelle que soit leur nature. Les dossiers et leurs pièces sont enregistrés dans une base centralisée et protégée, accessible aux seules personnes autorisées, depuis n’importe quel endroit y compris depuis l’extérieur. Les autorisations sont automatiquement appliquées en fonction de QUOI il s’agit (affaire, dossier, validation, client, produit, …). Projets et dossiers peuvent être liés dynamiquement avec d’autres applications de gestion comme un ERP ou un CRM, par exemple si elles impliquent un produit, un client ou un fournisseur. Les outils collaboratifs permettent aux acteurs de projet – internes et externes – de consulter, valider et déposer les documents. Les documents peuvent être publiés de manière confidentielle au sein de DataRoom sur un portail documentaire Extranet, dans des Espaces Projet réservés à des groupes d’utilisateurs autorisés, de manière protégée contre la copie et le téléchargement.

  • Reporting et Consolidation

les fonctions de workflow, facilitent le travail collaboratif, et la récolte des documents occasionnelle et périodique. Les documents et les données sont directement saisis dans la base par les entités juridiques, les unités et les départements, pour vérification et consolidation par la Direction Juridique. Les automatismes alertent en cas de retard ou d’échéance proche, relancent les retardataires, vérifient que les dossiers sont complets et à jour. Les outils de supervision permettent de vérifier l’avancement global de la récupération des données, et les outils de Reporting apportent indicateurs et statistiques.

  • Solutions de signature électronique M-Files

Accélérez la collecte des signatures et rationalisez les processus d'approbation des documents et de signature électronique avec DocuSign. Les accords, les commandes, les factures ou tout autre document peuvent être facilement signés à distance à l'aide de signatures électroniques, ce qui vous permet de respecter les processus convenus.

Le moteur de workflow de M-Files s'intègre parfaitement à DocuSign et supporte les modèles de documents pré-remplis et l'attribution automatique des documents aux signataires.



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