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La solution de gestion du courriers M-Files ( bureau d'ordre digital ) est de plus demandées que jamais en france et ailleurs, COVID-19 accélérant les initiatives de transformation numérique et favorisant une culture du travail à distance.
Selon le Stanford Institute for Economic Policy Research (SIEPR), près de la moitié (42 %) de la main-d'œuvre américaine travaille à domicile à temps plein et seulement un quart (26 %) - essentiellement des travailleurs des services essentiels - travaille sur place. Si l'on ajoute à cela le fait que de nombreuses entreprises reçoivent encore des milliers d'envois par mois dans leurs bureaux, les entreprises francaises doivent trouver des moyens de mettre leur courrier professionnel entrant à la disposition des travailleurs à distance le jour même de sa réception. Sinon, elles risquent d'être confrontées à des retards de traitement et à une augmentation des délais de réponse aux clients.
Un service standard d'implémentation de la solution de dématérialisation du bureau d'ordre est accessible dans un délai de 15 à 25 jours ouvrables et donne à vos employés un accès numérique au courrier entrant et sortant le jour même de sa réception, où qu'ils se trouvent.
Résoudre les problèmes liés au courrier entrant
Qu'elle soit numérique ou papier, l'organisation du courrier entrant devient un défi majeur pour les entreprises. Le traitement du courrier est encore souvent manuel et tend à prendre du temps et à favoriser l'erreur humaine.
La GEC gestion du courrier - bureau d'odre est une solution de gestion des documents pour tous types de courriers : aussi bien les courriers électroniques que les courriers entrants (lettres physiques). Elle permet aux entreprises de traiter le volume de courrier provenant des expéditions et du flux de courrier dans vos boîtes de réception. Il peut s'agir d'une facture, d'un contrat avec un fournisseur, d'une commande d'un client, d'une plainte ou d'une demande de renseignements. En intégrant toutes ces informations dans le système de manière rapide et précise, le bureau d'ordre digital facilite les opérations, fait gagner du temps et évite les erreurs et les pertes.
Lorsque Kertys travaille avec vous pour mettre en œuvre cette solution, l'accent est mis sur la réduction des coûts et du temps nécessaire à la gestion de la distribution postale interne, car ces deux facteurs peuvent être massivement réduits.
Heureusement, de nombreuses entreprises françaises disposent déjà d'une grande partie des technologies requises pour une solution de gestion des courriers du bureau d'ordre. Cependant, trop souvent, les organisations ne disposent tout simplement pas de la solution logicielle appropriée pour exploiter pleinement le potentiel de la technologie. Les solutions de gestion de courriers électroniques de M-Files permettent de réunir une série de technologies souvent existantes pour aider les entreprises à numériser efficacement leur courrier. Tout le courrier entrant peut être numérisé sur les appareils multifonctions existants, un logiciel intelligent lisant toutes les informations pertinentes et classant les documents.
La solution M-Files permettent une distribution automatisée : qu'il s'agisse d'une lettre ou d'une télécopie, tous les documents sont capturés numériquement, automatiquement classés et transmis à l'employé auquel ils sont destinés - ils lui parviennent de manière fiable, qu'il soit en interne, dans un bureau régional ou en déplacement. La convivialité est également accrue, puisque les employés reçoivent automatiquement des notifications à l'écran lorsqu'un nouveau courrier se trouve dans leur boîte aux lettres numérique personnelle. Les documents peuvent être transférés facilement ou ajoutés aux processus de travail existants. Cette distribution automatisée du courrier s'effectue en quelques secondes et n'est pas liée à un lieu ou à un appareil fixe, ce qui permet une plus grande flexibilité du lieu de travail.
Avantages du bureau d'ordre digital
La numérisation de tous les types de courrier se traduit par des méthodes de travail plus efficaces. Le bureau d'ordre numérique accélère considérablement les délais d'exécution et de traitement. En outre, elle améliore les processus en aval dans l'ensemble de l'entreprise, car des informations actualisées sont facilement accessibles à tous les travailleurs, y compris les travailleurs distants et mobiles. Cette procédure accroît la réactivité et permet de libérer un temps considérable qui peut être utilisé pour des tâches plus précieuses et essentielles à la mission. Cette rapidité de traitement libère également vos collègues des tâches administratives répétitives.
En outre, la législation sur la protection des données est de plus en plus rigoureuse. Cela signifie que les systèmes que vous utilisez pour traiter votre courrier papier et vos e-mails peuvent jouer un rôle clé dans la mise en conformité. Une solution numérique de pointe pour la gestion du courrier vous apportera des avantages considérables pour vous assurer que votre entreprise respecte la réglementation.
Avec une GED, tout le contenu numérique est centralisé sur une seule plateforme. Simplifie le travail de l'entreprise en matière de traitement et d'acheminement du courrier. Cela permet également de protéger et de protéger les documents traités : vous pouvez contrôler l'accès, la modification, la suppression par les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs.
Par exemple, vous pouvez choisir d'organiser La GED par département ou division de l'entreprise. Chaque service est livré et finalement géré après la réception ou l'envoi du courrier.
Cette action facilite également grandement l'accès aux informations et l'archivage futur des dossiers. La GED peut trouver rapidement tous les documents requis, ainsi qu'une collection de documents connexes.
Les avantages pour la gestion de votre courrier, en résumé
- Meilleure traçabilité des courriers ;
- Amélioration du contrôle et de l’accès aux informations ;
- Accélération des processus métiers ;
- Réduction du délai de traitement et diminution des coûts papier ;
- Travail simultané par services facilité ;
- Fluidification des échanges.
