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L'opportunité de la digitalisation pour l'Afrique
“If governments and the private sector continue to build the right foundations, the Internet could transform sectors as diverse as agriculture, retail, and healthcare— and contribute as much as $300 billion a year to Africa’s GDP by 2025” (McKinsey Global Institute’s (MGI) “Lions go digital” report)
Cette constatation montre clairement que le processus de digitalisation en Afrique, s'il est stimulé par l'utilisation d'Internet, pourrait avoir un impact sur les pays africains et leur PIB, avec des impacts potentiels sur des domaines tels que les services financiers, l'éducation, la santé, le commerce de détail, l'agriculture et le gouvernement.
La digitalisation des services financiers permettra l'inclusion financière d'une grande majorité des populations qui ne détiennent pas de comptes bancaires et, à terme, permettra de relier les personnes vivant dans des zones reculées aux services financiers et bancaires. En ce qui concerne l'éducation, un meilleur contenu pour les étudiants et une meilleure formation pour les enseignants seront fournis si des tablettes et des livres électroniques abordables sont exploités.
En ce qui concerne le secteur de la santé, l'utilisation de l'internet réduira le temps et les coûts d'accès aux services de santé et contribuera à fournir un service de meilleure qualité. En ce qui concerne le secteur du commerce de détail, l'utilisation du commerce électronique permettra à la classe moyenne africaine, en pleine croissance, d'avoir accès à de nouvelles expériences de consommation grâce à un choix plus large et de meilleure qualité.
En outre, il permettra aux PME et aux entrepreneurs d'accéder à un cercle de clients plus large. Dans l'agriculture, les résultats seront plus efficaces grâce à l'internet qui apportera des informations spécialisées et nécessaires aux agriculteurs, telles que des données sur la météo, les cultures et autres. Enfin, pour les gouvernements, permettre l'accès à l'information et améliorer la transparence sont deux des avantages qu'Internet peut apporter, ce qui aura sans aucun doute un impact sur les sociétés.
Les points d'attention digitaux nécessaires pour l'Afrique
Il n'est pas facile de trouver aujourd'hui un secteur ou une équipe dans une entreprise, quelle que soit sa taille ou son type, qui n'a pas besoin de s'appuyer sur des documents au cours de ses opérations quotidiennes. L'entreprise réglementée a encadré la gestion des documents avec une GED sous plusieurs aspects tels que la systématisation des documents, les droits d'accès, la sûreté et la sécurité, la disponibilité et la reprise après sinistre, le contrôle des audits et le respect des réglementations internes ou externes, pour ne mentionner que certains aspects d'une organisation réglementée. Tous ces aspects sont également cruciaux pour le succès et la croissance des entreprises. Cependant, la situation actuelle est que de nombreuses entreprises ont négligé certains de ces aspects et ne les ont pas entièrement mis en œuvre ou n'ont pas encore adopté de solution de gestion documentaire sérieuse.
Dans l'ère actuelle de transformation numérique des entreprises, qui regorge de multimédia, de documents et d'autres contenus, la quantité et l'utilisation de la plupart des employés ont tendance à augmenter. Par conséquent, les conditions préalables à la réussite et à la croissance de l'entreprise sont fortement influencées par l'agencement stratégique des dépôts et la gestion du contenu et des ressources numériques et des processus d'affaires concurrentiels.
La pandémie globale à permet aux sociétés africaines de relevé le défis et accés la dématérialisation et la digitalisation de leurs activités, Aujourd'hui la digitalisation entiers de la vie économique obligeant certaines entreprises – et dans une moindre mesure l’état – à modifier leur structuration et leurs business models sur le terrain. C’est la raison pour laquelle, depuis les cinq dernières années, dans la plupart des pays africains, on assiste à la création d’un département ministériel chargé de l’économie numérique. Ceci a favorisé l’émergence de nombreux acteurs et projets du numérique tant du côté de l’administration publique que privée.
Travailler en dehors des locaux de l'employeur, ou plus communément travailler à domicile, est devenu monnaie courante pour de nombreuses entreprises.
Le personnel, suivant les dispositions des heures de travail autorisées, l'état d'urgence, le couvre-feu, les conditions de travail strictement définies et le maintien de la santé des employés, les conventions collectives, les preuves de pertes en millions et milliards de dollars par entreprise, ne nous donnent qu'un exemple de la façon dont les conditions commerciales peuvent changer radicalement, être difficiles et imprévisibles.
L'approche correcte de ces principes professionnels dialectiques consiste à améliorer de manière proactive le système économique sous de multiples aspects. L'un d'entre eux consiste à introduire des technologies informatiques dans la gestion des documents et autres contenus et à intensifier l'utilisation et le traitement de l'information.
Une approche commune de l'introduction de solutions de gestion documentaire dans les grandes entreprises est que plusieurs des aspects ci-dessus ne sont pas introduits dans l'ensemble de l'entreprise. La raison en est que certains départements ou équipes s'appuient sur d'autres solutions partielles, selon la logique du mode "assez bon", par exemple en utilisant Google Drive, One Drive, ou d'autres services similaires. L'entreprise s'expose à des risques de sécurité et à l'absence d'audit et de contrôle efficaces, de mesurabilité de qui a accédé à quel document. La facilité et l'exhaustivité de l'examen des documents et des documents connexes dans de telles conditions sont loin d'être ce qu'elles devraient ou pourraient être avec un système de gestion documentaire sévère mis en œuvre dans toute l'entreprise.
Solutions, fonctionalités de la GED M-Files Afrique
De plus en plus de sociétés ont recours à ce système pour organiser, faciliter et optimiser le traitement de leurs données papiers comme numériques.Dans le cas du continent africain, l’implémentation de solutions de type GED au sens large permet en particulier d’affronter des problématiques classiques liées aux conditions difficiles de conservations des documents physiques (chaleur, humidité, sécurité, énergie, etc.)
Nous notons que ces systèmes d’acquisition (numérisation de masse de documents papier), d’indexation, de classement, de gestion et stockage, d’accès (navigation et recherche) et de consultation des documents sont généralement les bienvenus du point de vue des utilisateurs et acteurs finaux. Signalons par exemple, le cas de notre projet TRANSCOCLSG Côte d'Ivoire qui mobilise et impact près de sept acteurs africains pour la valorisation le capital RH à travers la gestion RH des contrats et la gestion des notes de frais des collaborateurs.
- M-Files : solution ECM pour tous types de workflow métiers
M-Files, solution paramétrable, intègre un système d'Archivage électronique (SAE), un système de gestion électronique des courriers (GEC), un système de gestion électronique des documents (GED), sur plusieurs supports web et mobile avec en option Hubshare portail personnalisable pour les collaborateurs interne et/ou externe, sans oublier de mentionner la solution OCR IRISPOWERSCAN pour la numérisation et l'océrisation des documents et archives.La société Kertys déploiement et intégre la solution M-Files pour plusieurs organisations et instituts Africaines et Européennes pour numériser, archiver et exploiter tous types de documents en Afrique ou pour dématérialiser les courriers de leur bureau d'ordre, digitaliser leurs worfkows d'activité.
