4 Stratégies simples pour une gestion documentaire sans papier

Les couloirs de votre espace de travail sont-ils infestés de dossiers de manille, de piles de documents assemblés et de rangées interminables de classeurs contenant qui sait quoi ? Les montagnes de papier ne sont pas seulement un signe que votre bureau a un problème de thésaurisation – elles sont un signal qu’il est temps d’adopter des solutions sans papier.

Avec 2019 qui bat son plein, la nouvelle année est l’occasion idéale de rationaliser la façon dont votre entreprise accumule des documents et de faire enfin le grand saut vers un bureau sans papier.

Même si cela peut paraître simple au premier abord, il n’est pas aussi facile d’éliminer les documents papier dans tout votre bureau qu’en appuyant sur un bouton. Une gestion documentaire réellement sans papier exige un dévouement du sommet vers la base, des investissements dans de nouvelles technologies et un engagement à suivre vos nouvelles pratiques. Mais une fois que vous aurez fait le virage, vous n’aiderez pas seulement l’environnement – votre bureau sera en mesure de faire des affaires plus intelligemment, plus rapidement et plus efficacement que jamais auparavant.

Prêt à couper le papier de votre alimentation d’entreprise ? Suivez ces conseils utiles pour devenir un bureau sans papier :

Éliminer graduellement l’utilisation du papier

Cela peut sembler évident, mais si vous voulez que votre bureau devienne sans papier, il doit cesser d’utiliser le papier. Commencez par identifier les principaux responsables de l’utilisation du papier et déterminez une stratégie pour réduire ces habitudes. S’il s’agit d’impressions et de photocopies, par exemple, songez à restreindre l’accès à l’impression ou à retirer certains des appareils de votre bureau. Si vous craignez que vos vieilles habitudes ne s’effacent et que vos employés aient de la difficulté à arrêter de fumer de la dinde froide, c’est correct. Introduisez vos remplacements numériques graduellement au fil du temps pour habituer vos employés à leur nouvelle façon de faire des affaires. Commencez par les transitions les plus pratiques et les plus faciles à mettre en œuvre, comme la signature électronique de documents. Comme dans un spa, il est parfois plus confortable d’y entrer lentement plutôt que de plonger la tête la première.

Considérez les économies de coûts

Remplacer le papier par des équivalents numériques n’est pas seulement pratique : c’est rentable. Si l’on considère les coûts de l’encre, du stockage et de l’équipement d’impression, le prix collectif d’une pile de papier devient astronomique. En fait, dans une série Web réalisée il y a des années, nous avons estimé que le coût total du classement papier dans un bureau de dix personnes était d’environ 57 000 $ (et c’est un chiffre très conservateur).

En moyenne, l’entreposage de documents dans des classeurs peut coûter jusqu’à 1 400 $ par année, et selon une étude de l’Association for Intelligent Information Management, le coût moyen d’un formulaire papier est de 4,56 $. Une simple pile de fichiers facilement numérisables, comme les dossiers des employés, pourrait coûter une petite fortune à votre entreprise.

Cela n’inclut même pas le coût humain du travail perdu. Lorsque les documents ne sont pas disponibles dans une base de données facile à consulter et qu’ils se retrouvent plutôt dans un tiroir, vos employés doivent prendre le temps de traquer cette seule copie d’un dossier. Une étude a révélé que les entreprises peuvent gaspiller jusqu’à 48 000 $ par semaine – près de 2,5 millions de dollars – en raison de l’incapacité de trouver et de récupérer l’information. Quand le papier vous coûte des millions de dollars, il est temps de vous débarrasser de cette habitude.

Considérez toutes les solutions numériques

Devenir un bureau vraiment sans papier signifie éliminer le papier de chaque recoin et recoin caché. Parcourez vos processus d’affaires pour trouver des tâches et des outils qui pourraient encore être liés au papier. Si les employés continuent d’enregistrer les feuilles de temps à la main, adoptez un logiciel de suivi du temps électronique. Pour les services comptables qui recueillent les reçus, numérisez les copies numériques et jetez les documents physiques.

Il existe des solutions vraiment cool et abordables pour rendre votre bureau sans papier. Même quelque chose d’aussi simple qu’un panneau qui se rend dans une salle de conférence peut être remplacé par une solution écologique comme Joan, une solution de papier électronique qui reste automatiquement à jour avec l’horaire de votre salle de conférence. De puissantes applications de messagerie de bureau peuvent également vous aider à rationaliser la façon dont votre bureau communique, augmentant ainsi votre productivité et supprimant encore un autre élément imprimable de votre liste. Déplacez la communication de votre équipe sur le lieu de travail vers des applications comme Slack, réduisant ainsi le besoin d’emails et favorisant une communication plus rapide.

Adopter une gestion intelligente de l’information

Se débarrasser du papier ne signifie pas se débarrasser des documents. Mais avec des solutions numériques puissantes qui aident les entreprises à garder la trace des documents, à collaborer entre les équipes et à partager les fichiers, votre entreprise commencera probablement à se demander comment elle a pu rester si longtemps avec le papier.

M-Files fait passer la gestion de documents sans papier d’un concept de ” pie-in-the-sky ” (quelque chose qui, vous l’espérez, se produira, mais qui a peu de chances de se produire) au domaine du possible. M-Files est une solution complète de gestion intelligente de l’information, car elle porte les documents numériques à un niveau supérieur grâce à une solution intelligemment organisée, sans dossier, soutenue par une automatisation robuste. Avec des capacités de recherche ultra-rapides, un partage de documents sophistiqué et des applications numériques natives qui fonctionnent sur iOS et Android, M-Files gère vos tâches documentaires critiques tout en éliminant le besoin de papier. Qu’il s’agisse de capturer une signature électronique, de numériser un document ou de voir si quelqu’un d’autre essaie de modifier le même document que vous, M-Files maintiendra votre bureau mieux organisé que jamais auparavant.

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