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Dématérialisez vos contrats clients et fournisseurs avec la GED M-Files au Maroc et en Afrique

Dématérialisez vos contrats clients et fournisseurs avec la GED M-Files au Maroc et en Afrique

La dématérialisation des contrats et pièces justificatives est uneindispensable dans un environnement de processus sans papier.
Les développements technologiques et la réduction des coûts de stockage et de mise en réseau ont rendu les dispositifs de traitement électronique des pièces justificatives plus accessible.

ged maroc

Etes-vous prêt à dématérialiser vos contrats et documents dans votre entreprise ?

Les avantages de la dématérialisation sont nombreux. En ce qui concerne plus particulièrement les contrats :

  • Elle simplifie la gestion des contrats, réduit les échanges de documents par courrier ou par e-mail, diminue le nombre d’impressions et la consommation de papier qu’elles génèrent, puis supprime la numérisation des documents ;
  • Limite le risque de perte de documents, car tout est stocké en ligne en toute sécurité ;
  • Réduit les délais de signature des contrats et permet d’atteindre les objectifs plus rapidement – par exemple, il peut “accélérer” une vente en faisant signer un document au client facilement en ligne ;
  • Offre un avantage concurrentiel et une plus grande réactivité que vos concurrents en cas de vente ou de recrutement, par exemple ;
  • Facilite la gestion collaborative des documents en ligne : la gestion des droits permet de donner ou non accès à des collaborateurs, partenaires ou clients à certains contrats ;
  • Garantit la valeur juridique des contrats (horodatage, authentification des signataires, vérification de leur identité, etc 😉
  • Garantit la sécurité des contrats, notamment par l’archivage numérique des documents.
  • Validation avec support mobile

M-Files Gestion dématérialiser des contrats
Assurer la transparence, le contrôle et le respect des exigences relatives aux documents avec M-Files

ged m-files maroc

La GED M-Files: la solution best in class

M-Files DMS (Document Management System) est un logiciel très rapide et convivial pour la gestion des informations. Parmi ses principaux atouts figurent sa mise en œuvre rapide et sa configuration aisée, mais son principal facteur de succès est peut-être sa facilité d’utilisation pour les utilisateurs finaux.

En attribuant aux documents et autres données différentes métadonnées (catégorie, domaine d’utilisation, projet, client, etc.) au lieu de les placer dans des dossiers, il est plus facile de les localiser rapidement car tout peut être trouvé de plusieurs façons sans recherche manuelle. Le système de gestion des documents peut facilement être adapté à vos besoins spécifiques. A l’exception de la gestion des documents, M-Files peut également résoudre plusieurs autres problèmes. Il existe des solutions M-Files prêtes à l’emploi pour la gestion de la qualité (QMS), les relations avec les clients (CRM), la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) et bien d’autres encore.

Visibilité

Contrôle

Efficience

Sans un accès facile aux contrats, les équipes de passation de marchés et les gestionnaires de contrats risquent d’éroder la valeur des accords. M-Files unifie les contrats et les données contractuelles dans une vue unifiée pour s’assurer que tout le monde collabore sur la même version.

M-Files conserve un historique complet des audits et un contrôle des versions. Des autorisations automatiques garantissent que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données. Du côté des achats, les organisations peuvent réaliser des économies plus importantes en réduisant les dépenses “hors contrat” grâce au suivi des remises et en s’assurant que les économies négociées sont saisies.

L’automatisation de la gestion des contrats accroît l’efficacité et rationalise les processus. Dans M-Files CM, les flux de travail automatiques font passer les contrats en toute transparence à travers leur cycle de vie et tiennent le personnel constamment informé des nouvelles tâches grâce aux notifications et aux affectations (c’est-à-dire les signatures en attente).

La gestion des contrats avec GED M-Files prend en charge l'ensemble du cycle de vie d'un contrat, de son initiation à son archivage

Initier et demander : Des modèles de contrat peuvent être utilisés pour rationaliser le processus d’initiation. Gérer une bibliothèque de modèles de contrats approuvés et versionnés.

Rédiger et négocier : Pendant le processus de rédaction et de négociation, les projets sont contrôlés par version. L’intégration de Microsoft Office et d’Office 365 favorise la collaboration.

Réviser et approuver : Des flux de travail flexibles permettent des révisions et des approbations en plusieurs étapes.

Signez électroniquement : Les documents peuvent être signés en utilisant les fonctionnalités de signature électronique de DocuSign ou de l’application mobile M-Files.

Exécuter : Les étapes, les obligations et les problèmes sont gérés à l’aide d’affectations et de notifications automatisées.

Gérer : Les contrats sont indexés avec des métadonnées clés telles que les clients, les projets ou les propriétés pour aider à organiser le contenu de manière dynamique. Les modifications, pièces jointes et autres documents connexes peuvent être liés au contrat principal et des tableaux de bord dynamiques permettent de suivre l’état, les échéances et autres jalons.

Recherche et récupération : La recherche avancée et les vues flexibles assurent une récupération rapide des contrats.

Renouveler et archiver : Automatisez le processus manuel de renouvellement et d’archivage. Du côté des ventes, les alertes sur les dates d’expiration laissent plus de temps pour les ventes incitatives et les ventes croisées.

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La dématérialisation des factures avec la GED M-Files au Maroc et en afrique

Dématérialisation des factures avec GED

La dématérialisation des factures avec la GED M-Files au Maroc et en afrique

La dématérialisation des factures avec GED: une évolution gagnante

La facture est un document particulier, portant des éléments de référence en matière de droit commercial et fiscal. à Cet égard, ils doivent être produits en deux exemplaires (un exemplaire de l’émetteur – fournisseur – et un exemplaire du destinataire – client) et ” amenés ” à la contrepartie, c’est-à-dire livrés à celle-ci.
Les 2 parties, fournisseur et client, doivent enregistrer la facture dans leur comptabilité conformément à l’original. Si l’original comporte une erreur, le client doit l’enregistrer tel quel et éventuellement demander une note de crédit.
Les nouvelles mesures fiscales parues dans la loi de finance 2018 incluent le volet comptable et de celui de facturation des entreprises. Cela met bien en évidence cette volonté de changement qui est en train de se faire au Maroc. Ces nouvelles mesures ne seront, pour certaines, applicables qu’à partir de l’année 2019
Dorénavant au Maroc, les entreprises sont tenues de présenter des documents comptables sous format électronique.

Avantages de la dématérialisation de factures avec GED au Maroc:

  • des économies de production en évitant les copies imprimées sur papier ;
    des économies de lecture et de partage ;
  • économie d’espace grâce au stockage électronique du document au lieu d’un stockage physique ;
  • la possibilité d’indexation selon plusieurs critères, alors que le tri physique n’a qu’un seul schéma de tri ;
  • une accessibilité décuplée puisque le document électronique est accessible de n’importe où, alors que la copie papier n’est accessible que dans son lieu de stockage
  • une sécurisation de l’archive car il est plus facile de faire une copie de sauvegarde qu’une photocopie certifiée conforme, et une garantie de non-érosion, puisque l’e-consultation n’endommage pas le support qui lui-même ne s’efface pas avec le temps ;
dématérialisation des factures au Maroc avec GED
  • dynamisation du contenu avec les nouvelles technologies qui permettent une “recherche plein texte” dans les documents archivés sans parler des grosses données qui permettent l’exploitation de la richesse des données contenues dans les factures archivées ;
  • la possibilité de “lier” les documents à d’autres afin d’avoir une vision transversale (liaison des factures avec les contrats clients, bons de livraison ou documents douaniers dans un GED,…) ou de lier les factures avec des outils CRM ou de récupération ;
  • gain de productivité dans les activités d’archivage et de recherche de documents pour améliorer la capacité à répondre de manière dématérialisée aux besoins des comptables, des auditeurs et de l’administration fiscale.

Adressez-vous à nos consultants, nous sommes à votre écoute.

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Webinar – GED M-Files pour assurance

Webinar - LA GED M-Files pour assurance

comment transformer et simplifier la façon dont vous gérez les processus et la documentation connexe grâce à la puissance des métadonnées

Mettre fin aux gestions de contenu chaotiques

Fatigué de chercher du contenu dans différents référentiels et systèmes ? Ou de ne jamais trouver le bon document ou de consacrer trop de temps à sa recherche ?

Grâce à la solution de gestion intelligente de l’information M-Files, ces problèmes sont résolus.

Prenez en charge toutes vos activités

M-Files en se contente pas d’améliorer le stockage et la recherche de documents et de données, cette solution stimule la productivité d’une manière unique. Automatisez les principaux processus métiers et workflows afin de vous assurer que vous ne manquiez jamais d’importantes dates-limites ou d’approbations obligatoires.

Principales caractéristiques de M-Files

  1. Trouvez les informations en fonction de leur nature, plutôt que de leur emplacement de stockage
  2. Recherchez, consultez et gérez tous les contenus du réseau d’entreprise
  3. Exploitez l’intelligence artificielle, pour gérer documents et contenus
  4. Choisissez votre plateforme préférée : sur le Cloud, sur site ou hybride
  5. Trouvez, consultez et modifiez des contenus avec n’importe quel appareil
 

Adressez-vous à nos consultants, nous sommes à votre écoute.

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Ged M-Files pour le secteur de l’assurance au Maroc

GESTION DOCUMENTAIRE POUR LE SECTEUR DE L’ASSURANCE AU MAROC ET EN AFRIQUE

Aujourd’hui , 70% des échanges assurés-assurances au Maroc et ailleurs se font sur la base de documents papier et ne peuvent être intégrés sur le système d’information. Dans ce contexte et devant la croissance du volume de papiers à gérer, la question que se posent, les sociétés d’assurances désormais – outre la question des coûts et délais de traitement- est celle d’améliorer l’information client et les démarches administratives et commerciales vis-à-vis des contrats.

la réflexion zero-papier génératrice de productivité au sein des organisations commence à s’instaurer dans la culture des entreprises marocaine, avec la maturité des offres technologiques et l’expertice des intégrateurs de solutions GED au Maroc permettent d’evoluer vers la dématérialisation des workflow métiers.

La gestion éléctronique des documents permet aux assureurs de capitaliser sur des services plus adéquats au assurés, avec l’exemple du dossier patient, la police assurance et autres documents qui sont dématérialiser

La mise à disposition d’informations à tout moment et en tout lieu, même sur des appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes électroniques, a un effet positif sur la productivité, y compris sur la productivité individuelle, et permet aux entreprises de mieux contrôler leurs flux d’informations internes.

Les fonctionnalités telles que la gestion des versions, les pistes d’audit, le check-in/check-out, les droits et autorisations, l’intégration avec d’autres systèmes et applications Office, et le workflow font partie de notre offre logicielle standard.

La solution GED pour le secteur de l’Assurance
M-Files permet d’y répondre grâce à :

– ses fonctionnalités de numérisation et d’indexation des documents papier qui réduisent la quantité de papier utilisée, le volume des dossiers papiers et sécurisent l’archivage de ces documents

– ses aspects collaboratives comme les workflows, l’affectation de tâches, le partage de fichiers, le travail simultané sur un même document, le référentiel de document unique qui centralisent tous les dossiers et rendent accessible la totalité des documents à l’ensemble des collaborateurs à partir de leur poste

– ses fonctionnalités de versioning et de traçabilité qui rendent les entreprises conformes aux différents audits et aux réglementations telles que Solvabilité 2, normes IFRS…)

La gestion documentaire pour le secteur de l’Assurance M-Files réduit les coûts opérationnels liés au traitement des dossiers ou au temps d’accès à l’information et augmente la productivité des organisations.

dématérialisation assurance

AVANTAGES DE LA GESTION DOCUMENTAIRE POUR LE SECTEUR DE L’ASSURANCE Avec M-FILES

 
  • Constitution d’un référentiel documentaire unique, protégé, contrôlé, partagé
  • Dématérialisation des dossiers et documents
  • Classement dynamique des dossiers et des documents
  • Gestion et enregistrement des versions et traçabilité des activités et modifications
  • Optimisation et automatisation des processus financiers
  • Puissantes fonctions de workflow
  • Gestion automatique et dynamique des droits
  • Worklows de traitement et de validation
  • Architecture multi-site et fonctions nomades
  • Intégration avec l’explorateur de fichiers de Windows
  • Intégration avec AutoCAD et avec MS-Office
  • intégration avec sharepoint , G SUITE GOOGLE, Microsoft Teams
  • intégration avec Saleforces, SAP, Network folders, ……………

Adressez-vous à nos consultants, nous sommes à votre écoute.

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essayez gratuitement m-files

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Prêt à essayer M-Files ?

Vous pouvez télécharger l'essai de 30 jours de M-Files en remplissant le formulaire ci-dessous. Alternativement, vous pouvez simplement nous contacter et demander à notre expert de vous guider à travers les capacités du produit et de répondre à vos questions. Vous pouvez également vous familiariser avec M-Files en regardant la visite guidée. Vous souhaitez en savoir plus sur la solution unique de gestion intelligente de l'information de M-Files qui vous rend instantanément prêt pour le cloud computing ? Pour en savoir plus.

Contrôlez le contenu et automatisez les processus métier.

M-Files est une solution unique de gestion intelligente de l’information qui améliore la façon dont les entreprises sécurisent, traitent et gèrent les données et le contenu, qu’il s’agisse de documents, d’images, d’e-mails, d’informations clients ou autres objets d’information.

Principales caractéristiques de M-Files

  • Trouver l’information en fonction de ce qu’elle est plutôt que de l’endroit où elle est stockée.
  • Rechercher, accéder et gérer l’ensemble du contenu sur le réseau de l’entreprise
  • Utilisez l’intelligence artificielle pour vous aider à gérer plus efficacement les documents et le contenu.
  • Choisissez votre plateforme préférée : Nuage, sur site ou hybride
  • Trouvez, accédez et modifiez du contenu avec n’importe quel appareil.

Remplissez le formulaire ci-dessous en utilisant une adresse e-mail valide pour télécharger une version d’évaluation gratuite de M-Files pendant 30 jours. Un lien vers la trousse d’installation vous sera envoyé à l’adresse électronique indiquée ci-dessous.
* indique les champs obligatoires

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Commencez par la visite guidée

Regardez notre collection de vidéos montrant comment utiliser M-Files.

Transformez la façon dont votre entreprise gère, sécurise et partage l’information grâce à une approche unique axée sur les métadonnées qui organise et traite le contenu en fonction de ce qu’il est, plutôt que de l’OÙ il se trouve.

Regardez la visite guidée de M-Files.

Workshop

Lancement des Workshops

Métiers M-Files à :

M-Files : Présentation Générale et Technique

Workshop: M-Files : Présentation Générale et Technique
à Technopark

Cette introduction présentera la terminologie courante de M-Files, un guide de démarrage pour les nouveaux utilisateurs ainsi que des informations sur le fonctionnement. Le logiciel de gestion intelligente de l'information M-Files ® vous aide à stocker, organiser et accéder facilement à toutes sortes de documents et d'informations.

Workshop: M-Files pour la gestion des contrats
à Technopark

Durant ce workshop vous apprenait comment M-Files centralise l'affichage des contrats et des données sur les contrats dans une seule et même vue afin d'être certain que tout le monde collabore à la même version. Des autorisations automatiques garantissent l'accès des seuls utilisateurs autorisés aux données. Du côté des achats, les entreprises peuvent réaliser des économies supérieures en réduisant les dépenses « hors contrat ».
Elles peuvent ainsi effectuer un suivi des remises et veiller à ce que les économies négociées soient correctement L'automatisation de la gestion des contrats augmente l'efficacité et simplifie les processus avec M‑Files.

Workshop: M-Files pour la gestion des factures
19 juin 2019 à Technopark

Assurez-vous que vos factures seront payées en temps voulu, cela vous permettra de conserver de bonnes relations avec vos fournisseurs et vos distributeurs.
M-Files vous permet d’automatiser et de suivre la vérification et l’approbation des factures ainsi que les autres processus financiers.

Workshop: M-Files pour la dématérialisation des notes de frais
26 juin 2019 à Technopark

Workshop: M-Files pour gestion documentaire des crédits (banques)
10 juillet 2019 à Technopark

Workshop: M-Files pour la finance
24 juillet 2019 à Technopark

Qu'elle que soit Votre industrie, qu’elle concerne le domaine des banques, de la comptabilité ou des assurances, doit relever des défis en rapport avec les obligations réglementaires, la sécurité et la disponibilité des données. M-Files aide les organisations à répondre aux réglementations financières tout en fournissant un accès instantané aux documents et informations importants.

Workshop: M-Files pour la gestion de la qualité
11 septembre 2019 à Technopark

Vous découvrez durant ce workshop la solution M-Files QMS qui vous permettra de Veillez au respect de vos processus, conformité et certifications de qualité. Facile à utiliser pour la gestion des procédures d'utilisation normalisées (SOP), le contrôle des documents en rapport avec la qualité, les audits, les mesures préventives et correctives (CAPA), la gestion des risques, la formation et la qualification des employés. Les entreprises utilisent M-Files QMS pour se conformer avec les normes de qualité ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 13485, ISO 27002, FDA 21 CFR partie 11, EU GMP annexe 11, etc.

Workshop: M-Files pour SharePoint
29 Septembre 2018 à Technopark

SharePoint est un excellent outil de gestion documentaire et de collaboration au quotidien. Mais pour profiter des fonctionnalités de SharePoint, vous devez stocker votre contenu dans SharePoint. L’intégration de Microsoft Sharepoint à M-Files vous permet de trouver, de consulter, de modifier et de gérer tous vos contenus, où qu’ils soient stockés, tout en restant dans l’interface standard de SharePoint. Elle vous permet également d’accéder aux données métier associées d’autres systèmes dans la même vue.

Workshop: M-Files pour Salesforce

Vous voudriez pouvoir consulter tous les documents associés, sans quitter Salesforce CRM ? Dans le domaine des ventes, Salesforce est un outil indispensable au quotidien. Mais dans la plupart des cas, la gestion des données client ne suffit pas : il faut aussi pouvoir consulter, modifier et gérer les documents et contenus liés à la clientèle. Le complément Salesforce de M-Files vous permet de trouver, de consulter, de modifier et de gérer tous vos contenus, où qu’ils soient stockés, tout en restant dans l’interface standard de Salesforce. Il vous permet également d’accéder aux données métier associées d’autres systèmes, et ce, dans la même vue.

Workshop: M-Files pour la dématérialisation des bureaux d'ordres

La gestion du courrier entrant ou sortant est un enjeu prioritaire au sein de nombreuses entreprises et administrations ne devriez pas consacrer votre temps à la gestion manuelle des processus quotidiens. M-Files automatise les workflows relatifs au bureaux d'ordres

Workshop: M-Files pour la dématérialisation logistique

Transporter des produits d’un point A à un point B exige un haut niveau de planification et un grand nombre de documents. M-Files automatise le traitement des factures et d’autres processus importants relatifs à l’expédition, la réception, l’approbation des contrats etc., tout en vous permettant d’accéder à toutes les informations et documentations qui sont nécessaires au bon fonctionnement de votre activité.

Workshop: M-Files pour l'agroalimentaire

Votre secteur doit garantir la production et la distribution sécurisées des denrées alimentaires mondiales. Les réglementations FDA, CE. HACCP et ISO 22000 exigent des plans et des procédures détaillés. M-Files automatise les processus comme les procédures d’utilisation normalisées, les audits, les certificats d’analyse et les bons de commande et conserve tous vos documents en un seul et même endroit.











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M-Files

KERTYS est le distributeur exclusif de M-Files au Maroc et en Afrique de l’ouest

 
60 % des entreprises évoquent un risque de perte de données de par la non utilisation de solutions GED
 
Pour une société de service téléphonique :
Mise en œuvre de Mfiles pour la gestion électronique des documents et la réconciliation comptable
 
Pour une société pharmaceutique :
Mise en œuvre de la solution Mfiles pour la gestion de la production, de la qualité, des documents juridiques et de l’autorisation de mise sur le marché des médicaments
 
Pour un laboratoire des travaux publics :
Mise en œuvre de la solution Mfiles pour l’archivage des documents

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Gérer votre contenu à travers de multiple canaux Teams, sites SharePoint et autres référentiels Améliorer la gestion des documents avec

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Actualités

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Passionné par les nouvelles technologies, j’ai fondé KERTYS pour aider les entreprises en France et en Afrique à mieux gérer leur performance et tirer profit de tout le progrès des solutions logicielles et digitales. Nous aidons les entreprises autour de 5 domaines : élaboration budgétaire, Business analytics, Risk Management, RH et GED. Nous avons des expertises autour des solutions : TalentSoft, Mfiles, Qlikview, IBM et Anaplan. Nos consultants fonctionnels et techniques accompagnent nos clients dans les phases de cadrage, d’aide au choix de solutions, d’intégration, de formation et de support”.

Ali Lahrichi, CEO, Kertys
 
 
 
 
 

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– Notre connaissance de leurs métiers

– Une adoption des bonnes pratiques

– Une mise en œuvre de solutions logicielles Best in Class dans leur catégorie.

Kertys privilégie les solutions technologiques offrant

                          Une prise en main rapide                   Une évolutivité Des systèmes              Une autonomie des utilisateurs

KERTYS accompagne ses clients dans toutes les étapes du cycle de vie d’un projet de Performance Management.