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4 Stratégies intelligentes de gestion de l’information à l’intention des cabinets comptables et des conseillers fiscaux

Selon certaines estimations, près de 20 % du temps d’un employé est consacré à la recherche de documents. Mais attendez… ce n’est pas tout. Selon PwC, 7,5 % des documents d’un bureau sont tout simplement perdus – pas égarés, pas cachés sur le bureau de quelqu’un. Perdu, pour toujours. Nous soupçonnons que ces questions sont particulièrement répandues dans un secteur à forte intensité de documents comme celui des cabinets d’experts-comptables et des conseillers fiscaux.

Alors que de nombreux grands cabinets d’experts-comptables ont accueilli favorablement la nouvelle ère du bureau sans papier, d’autres cabinets continuent de lutter contre le grand nombre de documents qu’un cabinet comptable produit. Dans un cabinet d’experts-comptables, l’ensemble du processus se déroulait auparavant sur papier, les employés partageant souvent des fichiers et des documents quotidiennement. Bien que le bureau sans papier ait été un sujet brûlant pour les cabinets d’experts-comptables, les moteurs de la mise en œuvre de stratégies sophistiquées de gestion de l’information sont beaucoup plus profonds.

Les entreprises de services professionnels, en général, subissent une transformation sans précédent, souvent qualifiée de perturbation numérique. Au fur et à mesure que la technologie a évolué, les besoins des clients ont évolué et de nouveaux acteurs apparaissent avec des services et des produits plus simples, pratiques et abordables. Les stratégies de gestion de l’information aident ces organisations à s’adapter à ces transformations. Plus précisément, les cabinets d’experts-comptables ont un intérêt particulier dans :

  • Minimiser les tâches à forte intensité de main-d’œuvre pour libérer du temps pour les services stratégiques
  • Automatiser les services à la clientèle afin d’accroître les marges sur les services existants
  • Minimiser les risques liés à la conformité et à la vérification
  • Vous trouverez ci-dessous quatre facteurs clés qui inciteront les cabinets d’experts-comptables à intégrer la gestion de l’information dans leur stratégie de transformation numérique :

Mettre l’accent sur la durée de vie et l’expérience client

Les acheteurs de services professionnels d’aujourd’hui ont beaucoup changé. Au cours des cinq dernières années, la fidélisation de la clientèle est devenue un défi de taille. L’expérience client et le service personnalisé deviennent de plus en plus importants. Cela signifie que les entreprises doivent placer le client au centre de leur offre, en repensant leurs produits, services et portefeuilles pour s’adapter aux attentes des clients. Cela signifie également que les entreprises doivent veiller à ce que les travailleurs ne soient pas pris dans des tâches manuelles et administratives fastidieuses qui les empêchent de servir au mieux le client.

Exemples de cas d’utilisation
GESTION DE CAS/ENGAGEMENT | Dans les cabinets comptables, l’expérience client est corrélée à la capacité de l’entreprise à mener à bien ses projets. Il est important que la documentation soit contrôlée du début à la fin et que les gestionnaires de projet disposent de l’information dont ils ont besoin pour livrer efficacement ce qui est promis.

GESTION DES DOCUMENTS | Pour servir au mieux le client, il faut que l’information sur les clients soit gérée efficacement et immédiatement accessible – au bureau ou sur le terrain.

GESTION DES CONTRATS | La gestion des contrats est essentielle dans les cabinets comptables. Une gestion efficace des contrats signifie que les contrats sont conclus rapidement et que les travailleurs peuvent être facturés plus rapidement.

Les prix des services de comptabilité sont en baisse dans ce nouveau marché d’acheteurs

L’environnement des services professionnels est très concurrentiel et les consommateurs exigent des frais fixes et des prix transparents, ainsi que des services plus rapides, plus simples, plus pratiques et abordables. Pour rester compétitives, les entreprises doivent (1) baisser leurs prix et les rendre plus transparents et (2) offrir des produits et services plus compétitifs. Cela signifie que les entreprises doivent non seulement assurer une utilisation élevée pour rester rentables, mais aussi réduire le gaspillage opérationnel afin d’investir des ressources dans de nouvelles offres de services. Les coûts doivent être maintenus à un niveau bas afin de pouvoir dégager des marges conformes aux projections.

Exemples de cas d’utilisation

Traditionnellement, les documents sont stockés dans de nombreux référentiels différents tels que CRM, ERP, dossiers réseau et boîtes de réception (gasp) de courriels. Les entreprises ont souvent aussi des documents papier stockés dans des archives physiques. Cela pose deux problèmes principaux. Le premier est le gaspillage opérationnel. Le personnel ne travaille pas au maximum de ses capacités parce qu’il a un travail “administratif” qui pourrait autrement être automatisé ou réduit de manière significative en utilisant des solutions comme M-Files. Ces tâches ne sont pas facturables et distraient les travailleurs de servir au mieux le client. La deuxième question est de s’assurer que les connaissances peuvent être transférées tout en restant sécurisées. Ceci est particulièrement important lorsqu’il s’agit d’archiver un “cas” ou une documentation de projet.

GESTION DES AO | Dans un marché d’acheteurs, la capacité de produire et d’envoyer rapidement ce contenu à des clients potentiels est essentielle pour décrocher de nouveaux clients et obtenir plus de revenus.

Évolution des attentes à l’égard de la main-d’œuvre

La qualité des entreprises de services professionnels dépend de la qualité de leur main-d’œuvre. Cependant, attirer et retenir les talents est un défi permanent. Il est important de répondre aux attentes d’une main-d’œuvre de plus en plus agile. Certaines tendances croissantes le sont :

  • Flexibilité dans la possibilité de travailler à distance
  • Collaboration et communication efficaces grâce à la technologie

Au fur et à mesure que les nouvelles générations de travailleurs entrent sur le marché du travail, il y a une demande croissante pour des environnements de travail flexibles qui sont rendus possibles par la technologie. Les nouveaux travailleurs ne sont pas motivés à effectuer des tâches qui pourraient être automatisées autrement.

Une technologie de gestion de l’information permet non seulement d’éliminer les silos d’information qui, de par leur nature, entravent la collaboration, mais offre également aux travailleurs la possibilité d’accéder à l’information dont ils ont besoin :

  • Peu importe où ils sont
  • Peu importe où se trouvent leurs données
  • Peu importe le système qu’ils utilisent

Mettre l’accent sur la protection des renseignements personnels des clients

Les cabinets d’experts-comptables traitent un énorme volume d’informations confidentielles sur leurs clients. On ne saurait trop insister sur la nature délicate de cette question, car les données de grande valeur peuvent causer des ravages si elles tombent entre de mauvaises mains, faisant de ces entreprises les cibles évidentes des pirates informatiques. Par conséquent, la sécurité de l’information est de plus en plus importante, car les atteintes à la protection des données représentent une menace potentielle énorme pour les sociétés de conseil.

La plupart des règlements sur la sécurité des données exigent que les organisations :

  • Documente leurs procédures, opérations, processus et politiques
  • Prouve qu’ils suivent des procédures documentées
  • Signaler et tenir des dossiers sur les problèmes et les ACAA (mesures correctives et préventives).

Exemples de cas d’utilisation

SÉCURITÉ | Les plates-formes de gestion de l’information peuvent stocker les données des clients conformément aux normes de sécurité et de sûreté.

GESTION DES VÉRIFICATIONS | Les sociétés de services professionnels doivent se conformer à différentes réglementations qui changent avec le temps. Lorsqu’une demande de vérification est présentée, le fait de ne pas y donner suite ou d’en retarder le suivi peut entraîner des amendes ou des conséquences plus graves.

Pour les cabinets comptables professionnels qui ont besoin d’accélérer le processus de gestion des informations clients et de réduire au minimum les erreurs de conformité, M-Files fournit une solution intelligente de gestion des informations qui vous aide à trouver et à gérer immédiatement et facilement les informations relatives aux clients en fonction de ce qu’elles sont – et non de l’endroit où elles sont stockées.

Contrairement à toute autre solution, M-Files intègre tous les systèmes internes et offre une automatisation qui fournit au personnel une vue à 360 degrés des informations les plus récentes et les plus à jour pour la prise de décisions. Les éléments clés de M-Files pour les cabinets d’expertise comptable comprennent :

  • Recherche contextuelle multi-référentiel
  • Automatisation des processus de flux de travail
  • Gestion des documents de projet
  • Gestion des contrats
  • Intégration avec M-Files Advanced Outlook
  • Capacités de signature de documents
  • Kit de conformité
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