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Cinq façons de rendre votre entreprise plus efficace grâce à l’intelligence artificielle dans la gestion des documents

La transformation digitale de l’intelligence artificielle (IA) désigne l’utilisation de l’intelligence artificielle pour aider à résoudre des problèmes et à travailler plus efficacement. Selon Xerox, 46 % des employés des petites et moyennes entreprises perdent encore quotidiennement du temps dans des flux de travail inefficaces liés au papier. Cela signifie que les systèmes intelligents de gestion des documents peuvent faire beaucoup pour améliorer ces processus.

Les entreprises qui utilisent déjà des systèmes de gestion de documents sophistiqués bénéficient d’un avantage concurrentiel. La bonne nouvelle est que ces outils intelligents peuvent être d’une grande utilité lorsque les organisations n’ont pas beaucoup compté sur la technologie dans le passé et doivent rattraper leur retard. Mieux encore, les systèmes intelligents de gestion des documents sont devenus accessibles et utiles pour les entreprises de toutes tailles et de tous types.

5 Efficacité vitale de l’IA dans la gestion des documents

Beaucoup d’organisations et d’industries ont encore du mal à utiliser des documents papier. Même si l’entreprise ne les génère pas, elles peuvent avoir besoin d’utiliser les formulaires papier du gouvernement ou de leurs partenaires commerciaux. Par ailleurs, certaines entreprises ont délaissé le papier physique. Dans le même temps, elles n’ont peut-être fait qu’un petit pas vers la numérisation en joignant des feuilles de calcul ou des formulaires scannés à leurs courriels et en les stockant sur divers disques durs de manière aléatoire et désorganisée. Toutes ces pratiques font perdre du temps, car elles peuvent entraîner une mauvaise gestion des données, qui se traduit par des documents redondants, incorrects, perdus et peu sûrs.

En revanche, il suffit de considérer quelques moyens révolutionnaires par lesquels l’utilisation de l’IA dans des systèmes de gestion de documents comme M-Files peut accélérer et améliorer l’intégrité des pratiques commerciales courantes :

Automatiser les processus manuels. Après avoir scanné ou saisi le document, le système d’IA peut automatiser une grande partie des tâches manuelles tout en appliquant de bonnes normes. Il peut par exemple utiliser des systèmes intelligents pour aider à catégoriser et à étiqueter les entrées, afin qu’elles soient faciles à retrouver la prochaine fois. Cette capacité peut accélérer les efforts de numérisation initiaux et faciliter les tâches futures. Lorsque les employés utilisent le système, les recherches efficaces reposent souvent sur un balisage et un classement corrects des documents, mais c’est un domaine qui est souvent négligé au moment de la saisie des informations. Même si le système ne marque et ne catégorise pas automatiquement les documents, il peut appliquer des règles prédéfinies pour s’assurer que les employés effectuent ce travail supplémentaire lorsqu’ils en soumettent de nouveaux.

Accélérer l’intelligence économique : Les systèmes intelligents peuvent accélérer l’intelligence économique. Par exemple, l’intelligence artificielle peut repérer des modèles dans de très grands volumes de données bien plus rapidement que les gens ne le peuvent. Par exemple, un responsable du recrutement peut rechercher des CV à l’aide d’un système intelligent qui trouvera des mots clés associés à des personnes embauchées avec succès dans le passé ou sur la base de règles prédéfinies. Un autre exemple pourrait consister à rechercher les tendances saisonnières des ventes à partir de factures ou de commandes passées.

Appliquer la structure aux données non structurées. Les informaticiens sont habitués à voir les données organisées en bases de données ou en rapports formatés. Personne ne peut s’attendre à ce genre d’organisation dans la plupart des documents. Au lieu de cela, la communication arrive souvent sous forme de courriels, de messages textuels, de lettres ou de formulaires d’une autre organisation. Dans le passé, les gens devaient passer au peigne fin ce type de communication pour extraire et organiser les informations. Aujourd’hui, la gestion intelligente des données peut faire le gros du travail.

“Dans un exemple plus marquant, certaines entreprises utilisent l’IA et l’apprentissage automatique pour parcourir les e-mails, les textes et autres communications avec les clients afin de comprendre les mots, la sémantique et les sentiments, et de relier ces données à l’historique de la facturation et des services pour prédire qui achètera quels produits et services. Le plus remarquable est que ces modèles surpassent régulièrement les modèles qui n’utilisent que des données structurées”.

Rationaliser la préparation des documents. Au lieu d’avoir à apprendre aux employés comment formater correctement divers documents, l’AI peut simplement demander les informations pour des documents uniques et nouveaux. Par exemple, le système peut générer automatiquement un contrat de travail pour les nouvelles recrues, sur la base du nom de l’employé et d’autres informations qu’il a déjà obtenues lors du processus de recrutement.

Renforcer la sécurité des documents. La capacité de l’IA à sécuriser les informations peut s’avérer être l’un de ses plus grands avantages. Le système de gestion des documents peut automatiquement rechercher des informations sensibles et signaler tout document qui en contient. Mieux encore, le logiciel peut détecter les demandes inhabituelles de données privées et empêcher l’accès ou alerter les équipes de sécurité. Selon Market Watch, un grand nombre des cybermenaces actuelles proviennent de l’intérieur des entreprises, que ce soit intentionnellement ou non. L’IA peut offrir une arme puissante contre toutes sortes de menaces à la sécurité des données.

Améliorer la qualité des données. Le système de gestion intelligente des documents GED peut contribuer à réduire la redondance des données, à détecter les erreurs de saisie et à éviter que les fichiers ne soient égarés. Les entreprises ont besoin de données de qualité pour prendre des décisions efficaces et traiter leurs affaires, et c’est là une autre caractéristique que l’IA peut fournir.

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