fbpx

Comment COVID-19 a mis en lumière l’importance d’une Digital Workplace

Naturellement, le COVID-19 est devenu une priorité pour tout le monde ces jours-ci. Pour ceux qui ne sont pas directement concernés, le fait d’éviter d’autres personnes a probablement eu l’impact le plus dramatique sur leur vie. Pour décourager la propagation rapide de la maladie, les gouvernements, les écoles et les entreprises ont encouragé le plus grand nombre possible de personnes à rester chez elles. En même temps, un lieu de travail numérique bien pensé signifie que de nombreux employés peuvent encore faire leur travail même s’ils ne vont pas travailler.

De quoi les entreprises ont-elles besoin pour instaurer une Digital Workplace

Au fur et à mesure que la crise progresse, il est facile de voir que certaines entreprises se sont mieux préparées que d’autres à une digital workplace. Par exemple, Google et de nombreuses autres grandes entreprises technologiques avaient déjà une forte culture du travail à distance, de sorte que les changements peuvent à peine avoir un impact sur la continuité des activités.

En même temps, vous avez peut-être vu des reportages indiquant que plusieurs grandes organisations, dont de grandes banques et même le gouvernement, ont dû faire face à une augmentation de la charge du réseau, prévenir les problèmes de sécurité et s’attaquer à d’autres problèmes.

Comme son nom l’indique, une digital workplace dépend de la technologie. En même temps, il ne s’agit pas seulement de disposer de la technologie, mais aussi d’utiliser les meilleures technologies et les meilleurs processus commerciaux pour permettre aux employés de travailler depuis leur domicile. Certaines entreprises traditionnelles sont encore à la recherche des meilleurs moyens de permettre à leurs employés de travailler à distance.

L’Association pour une gestion intelligente de l’information (AIIM) a déclaré que la meilleure façon de choisir les bonnes solutions pour une digital workplace consistait à répondre d’abord à ces trois questions fondamentales :

  • De quelles informations les employés auront-ils besoin pour faire leur travail ?
  • Où ces informations sont-elles actuellement stockées ?
  • Les employés peuvent-ils accéder à ce stockage à distance et en toute sécurité ?

Préparer la culture d’entreprise à la nouvelle norme du travail à domicile pour les employés

Même si le travail à domicile est devenu plus courant dans certaines industries, les entreprises plus traditionnelles n’ont pas toujours suivi cette tendance dans le passé. Les traditionalistes ont peut-être pensé que le fait de permettre aux employés de travailler à domicile entraînait une perte de temps à cause des distractions. Il est vrai que les services de streaming, les médias sociaux et même le réfrigérateur peuvent inciter certaines personnes à quitter leur travail.

Pourtant, de nombreuses études ont démontré que les grandes entreprises ont en fait bénéficié d’une augmentation de la productivité et d’autres avantages lorsque les travailleurs peuvent bénéficier d’options de travail plus flexibles. Parmi les autres avantages, on peut citer la diminution des départs, la réduction des congés de maladie et l’amélioration du moral. Dans les enquêtes, une grande majorité des employés déclarent qu’ils préféreraient au moins certaines options de travail à domicile, et ils peuvent même échanger un salaire plus élevé contre une plus grande flexibilité. Alors que le travail à domicile est devenu la seule option pour de nombreuses entreprises, il est important de souligner les avantages d’un lieu de travail numérique pour en favoriser l’acceptation.

Les entreprises peuvent avoir besoin d’élaborer de nouvelles normes pour s’assurer que les employés respectent les politiques de gouvernance et de sécurité. En particulier dans les petites entreprises, les solutions ad hoc – comme le partage de fichiers et les outils de communication – constituent souvent une alternative simple et tentante à l’investissement dans de nouvelles infrastructures. Cependant, les mises en œuvre ne soutiennent pas toujours les objectifs globaux de l’entreprise. Au lieu de cela, elles peuvent aggraver le problème de l’informatique fantôme, les employés utilisant des logiciels et des appareils dispersés dont l’informatique ne sait rien et qu’elle ne peut certainement pas administrer ou sécuriser efficacement.

Quelle est la meilleure technologie pour une digital workplace ?

Les bons outils pour activer votre digital workplace sont ceux qui peuvent vous aider à répondre aux exigences des demandes actuelles de travail à domicile et même à prospérer à l’avenir. Considérez ces aspects des nouveaux outils pour vous assurer qu’ils seront bénéfiques à votre entreprise, aujourd’hui et plus tard :

Numériser autant que possible
Il est plus que temps de scanner et de stocker le plus grand nombre possible de documents papier. Bien sûr, vous devez disposer d’un bon système de gestion des documents, afin que les employés puissent trouver toutes les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Automatiser les processus de gestion
Là encore, les outils de gestion intelligente de l’information permettront d’automatiser les processus commerciaux courants. Ainsi, vous pouvez rendre les flux de travail plus efficaces et réduire le risque d’erreurs.

Découvrez les meilleures solutions d’accès à distance
Les connexions domestiques typiques peuvent ne pas offrir une sécurité suffisante pour les applications sensibles. De plus, il faut réfléchir aux outils qui peuvent vous fournir la sécurité essentielle dont vous avez besoin. N’oubliez pas que les cybercriminels savent que de nombreuses entreprises se sont tournées vers des solutions comme Zoom et Dropbox, et qu’ils les ciblent.

Votre Digital workplace efficace vous aidera à résoudre bien plus que les problèmes actuels

Une solution efficace de Digital workplace aidera votre entreprise à prospérer dans la situation actuelle et dans le futur. Un produit intelligent de gestion de l’information comme M-Files permet de marquer facilement les documents pour les recherches. Le système peut également trouver des documents stockés n’importe où et pas seulement dans un dépôt central. Des fonctions d’automatisation permettent d’établir des flux de travail, de suivre l’historique et de détecter les erreurs de saisie. Elles permettent d’améliorer l’efficacité, de prendre de meilleures décisions et de faciliter l’audit. Les propriétaires de données peuvent ajouter des ensembles de règles qui n’autoriseront à des personnes spécifiques que divers types d’accès à la sécurité.

programmé-une-démo-MFiles- GED

Programmer une démo

Nous programmerons un moment pour vous montrer une démonstration personnalisée de M-Files à votre convenance.


Programmer Maintenant

Télécharger l’essai gratuit

Commencez votre essai gratuit de 30 jours dès aujourd’hui pour faire l’expérience directe de la gestion intelligente de l’information.


Télécharger Version Essai