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Le triplet gagnant de la digitalisation dans les entreprises Marocaines!

Le triplet gagnant de la digitalisation dans les entreprises Marocaines!

Le Covid-19 a poussé les entreprises Marocaines à s’intéresser de plus en plus à la digitalisation de leurs services et de leurs processus. KERTYS est un fournisseur de solutions de digitalisation à travers nos partenaires M-Files, Talentsoft, Anaplan, Birst et AIS et à travers la Kertys Digital Workplace que nous avons bâti sous forme de Hub Applicatif basé sur M-Files ; nous avons de ce fait une position privilégiée en tant que KERTYS d’analyser les demandes et priorités des entreprises Marocaines en matière de digitalisation.

En première position, les entreprises Marocaines, ont un besoin urgent de digitaliser le bureau d’ordre ou plus communément la gestion des courriers entrants et sortants. En matière de sécurité sanitaire pour parer au Covid-19, les entreprises tendent à minimiser la manipulation du papier par leurs collaborateurs. Quand un courrier entrant arrive, ce dernier est scanné et ensuite via des solutions de GED, il est acheminé aux différents services concernés pour traitement (Notion de courrier entrant) en utilisant les fonctionnalités de workflow et de notification de la GED.

Le format papier peut être archivé et localisé à travers des attributs de localisation dans la GED pour pouvoir le récupérer à tout moment dans une logique d’utilisation légale. De la même manière, le courrier sortant est élaboré directement dans la solution en s’appuyant sur l’intégration avec les outils bureautiques Office 365 et G-Suite. Le workflow permet de collaborer dans la rédaction du courrier, son contrôle, sa validation, sa signature à travers la signature électronique et le passage par le bureau d’ordre pour affranchissement et envoi. Les fonctionnalités de la GED, historisation, traçabilité, sécurité pour les courriers confidentiels, …sont des atouts pour accélérer le traitement et l’envoi de courrier, mais également s’assurer qu’en cette période de COVID, les salariés manipulent au minimum le papier pour leur sécurité sanitaire.

En seconde position, l’on trouve la digitalisation des factures fournisseurs. Pour faire un lien avec le sujet précédent, la facture fournisseur arrive au bureau d’ordre sous format papier. Cette dernière est scannée et ensuite acheminée via la GED au service comptabilité. Souvent ce dernier, la contrôle vérifie que cette facture est liée à un Bon de commande, devis, ..etc. Ensuite, dans certains cas, il échange avec les services opérationnels afin de s’assurer de certaines informations et également pour certains cas demander des bons à payer pour procéder au règlement de la facture via le service trésorerie. La comptabilité procède à la comptabilisation de la facture dans le système comptable et une fois cette dernière est réglée, elle est archivée. Là encore, la GED apporte des fonctionnalités qui accélèrent le traitement du processus : workflow, traçabilité, notifications, sécurité, fond de dossier pour contrôle, …Mais certaines entreprises vont plus loin en s’appuyant sur des outils OCR qui capturent les éléments de facture et procèdent à la réconciliation entre le bon de commande et la facture réceptionnée. Cela peut faire ressortir des écarts sur prix, écarts sur volumes, …Aujourd’hui il existe des solutions que nous proposons comme IRIS Xtract Invoice et Order form qui contribuent à cela.

En troisième position, la digitalisation du service RH est omniprésente dans l’agenda des DSI des entreprises Marocaines. Le SIRH qui traite la paie et le volet administratif est un premier pas vers la digitalisation et il existe dans la majorité des entreprises Marocaines. Les demandes que nous recevons c’est pour la digitalisation du dossier administratif et le traitement des demandes des salariés à travers la mise en place d’une « mail room » et d’un workflow de traitement. Par exemple, une demande d’une attestation d’emploi, d’un bulletin de salaire, …Cette demande avec la GED est accélérée. L’intégration des boîtes email RH (Réception des demandes et envoi de notifications de traitement) se fait avec la GED de manière à ce que chaque mail reçu par le RH, est stockée, classé et affecté automatiquement pour traitement au bon service. Ce gain d’efficacité est indéniable ! En plus de la mail room, les documents du salarié qui ne proviennent pas du SIRH, sont scannés et classés dans la GED pour une recherche optimale en cas de besoin. La recherche peut se faire selon des indexes multiples, appelés attributs : adresse, employé, âge, ancienneté, …De cette manière on lie les données structurées du SIRH avec les données non structurées contenues dans les documents papiers (Dossier administratif) du salarié. Là encore tout le cocktail de fonctionnalités de la GED prend toute sa valeur et permet une meilleure productivité et une qualité de service, souvent saluée par les salariés.

En plus de ce ticket gagnant en termes de priorités, nous pouvons citer l’archivage électronique, la gestion des appels d’offres, la gestion des contrats, la qualité et l’audit et la conformité !

Pour aider les entreprises Marocaines dans ces domaines, la KERTYS Digital Workplace à travers le Hub Applicatif qui contient les K-APPS, sorte de Quick win basées sur M-Files et qui permettent de raccourcir considérablement le temps de déploiement :

La méthodologie préconisée est la suivante : cadrage – installation et personnalisation – Formation. En plus de l’accélération du déploiement, l’effet de capitalisation permet une optimisation du budget des entreprises.

Nous pouvons vous aider à digitaliser votre entreprise, de manière pratique et pragmatique !

Pour plus d’informations, contactez-nous à contact@kertys.com , ali.lahrichi@kertys.com, www.kertys.com

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