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M-Files pour la gestion des appels d’offres au MAROC

Tous ceux qui ont eu à préparer un appel d’offres, savent combien ce processus peut prendre du temps.

Souvent, les équipes fonctionnelles et techniques préparent le CPS; les achats et le juridique le règlement de la consultation, le dossier administratif, …

Cette phase requiert une co-rédaction, un contrôle, des aller-retours et enfin une validation. Chaque cellule des marchés a des standards dans la durée de bouclage d’un appel d’offres avant sa publication. Cette durée peut être variable selon l’importance de l’appel d’offres et la nature : marché ouvert, marché restreint, …etc. Mais il s’agit d’une phase chronophage

Une fois que le marché est publié, les cellules marché, reçoivent les réponses sous format papier. Une réponse peut représenter des milliers de pages et le nombre de soumissionnaires dans certains cas peut être important.

Comment une solution comme M-Files solution de GED (Gestion Electronique de Documents) et de gestion des processus peut vous aider à industrialiser la préparation, la publication de vos appels d’offres, la réception des réponses, l’ouverture des plis et le traitement des réponses ?

M-Files dispose des fonctionnalités suivantes à même de vous aider dans cette démarche :

  • Définition de classes de documents et de processus
  • Définition de workflows avec des notifications par email personnalisé et affectations de tâches
  • Fonctionnalités d’intégration avec la suite Mircrosoft Office et G-Suite pour l’aide à la rédaction en se basant sur des modèles prédéfinis à votre disposition sans avoir à faire du copier/coller
  • Traçabilité des modifications, des contrôles et des validations
  • Horodatage, versionning, jusqu’à la version définitive
  • Sécurité basée sur les attributs et sécurité dynamique qui fait de M-Files une vraie chambre forte et un coffre fort
  • Signature électronique intégrée avec Barid Bank, Docusign et autres solutions
  • Conversion automatique de document word à document pdf pour éviter la modification par erreur d’un document
  • Accès via client, web ou mobile
  • Reporting d’activité et calcul de délais pour mesurer l’efficacité et l’efficience de la digitalisation ….etc

Si vous souhaitez vous aussi, bénéficier de M-Files pour l’automatisation de vos appels d’offres, merci de contacter KERTYS : https://www.kertys.com/contact/

vos appels d’offres, merci de contacter KERTYS : https://www.kertys.com/contact/

Pour essayer la solution : https://m-filesforafrica.com/essai-gratuit

Par email : contact@kertys.com

Ali LAHRICHI

Directeur de KERTYS distributeur de M-Files en Afrique

Planning – BI – Risk Management – GED – RH

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