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Principes de base d’un projet de déploiement d’un ECM

Votre organisation cherche-t-elle à améliorer ses pratiques de gestion des documents et de l’information et songe-t-elle à se doter d’un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM en anglais) ?

La mise en œuvre d’un système ECM peut être une solution efficace aux problèmes de contenu. Toutefois, elle ne peut atteindre son plein potentiel d’efficience accrue que si l’organisation a effectué efficacement le travail de base avant la mise en œuvre. Cela signifie que l’organisation connaît le point de départ et l’état souhaité, en plus de consacrer suffisamment de temps et de ressources pour la définition, la mise en œuvre et le suivi.

Dans un projet de gestion de contenu d’entreprise, comme dans tout autre projet, il est important d’établir les attentes de base et de comprendre ce que l’organisation tente de faire.

Pour réussir, l’organisation doit prendre trois mesures essentielles pour commencer à planifier un projet de mise en œuvre d’ECM.

  • Fixer des objectifs d’affaires clairs
  • Comprendre le changement et ce qu’il signifie pour l’organisation et pour les personnes qui la composent.
  • Comprendre les risques encourus

Sans ces trois étapes, il est impossible de planifier et de gérer le projet d’une manière qui appuie l’entreprise et ses processus clés. Et, inévitablement, elle ne parviendra pas à accroître l’efficacité, car les nouvelles méthodes de travail ne soutiendront pas les processus opérationnels clés.

Même si un projet d’implémentation d’ECM inclut généralement un nouveau logiciel qui doit être mis en service, il ne s’agit PAS d’un projet informatique. Un projet d’implémentation d’ECM va et doit changer les processus métier, les workflows et, surtout, le comportement des employés. Sans une attention appropriée à l’aspect humain, vous êtes voués à l’échec dans certains de vos objectifs clés.

Éléments d’un projet d’implémentation d’ECM

Nous pouvons considérer le projet comme cinq étapes de transformation. Le nouveau système ECM est au cœur du système. Viennent ensuite les pratiques de gestion des documents et la façon dont elles évoluent avec le nouveau système. Le prochain domaine d’intérêt est de générer de l’efficacité en développant des flux de travail. Ces flux de travail appuieront les processus opérationnels et transformeront la façon dont ils sont gérés. Enfin, tout cela doit changer le comportement des employés. Si les employés n’adoptent pas le nouveau système et les nouvelles méthodes de travail, l’effet souhaité sur la rentabilité sera insuffisant.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les éléments à prendre en considération avant de commencer un projet ECM, demandez un exemplaire gratuit de notre Guide des meilleures pratiques: Comment démarrer, gérer et mettre en œuvre un projet ECM ?